Ist ein Archiv dasselbe wie ein Backup?

Nein. Ein Backup stellt Systeme nach einem Ausfall wieder her und wird laufend überschrieben. Ein Archiv erfüllt gesetzliche Aufbewahrungspflichten: Jede E-Mail wird unveränderbar abgelegt und bleibt erhalten, auch wenn sie im Postfach gelöscht wird.

Wo werden die archivierten E-Mails gespeichert?

In deutschen ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren, AES-256-verschlüsselt und in einer exklusiven Archivinstanz je Kunde - DSGVO-konform.

Managed MailStore · Deutsche Rechenzentren

E-Mail-Archivierung mit MailStore - revisionssicher & GoBD-konform

Q: Was kostet die E-Mail-Archivierung?

Ab 2,49 € pro Postfach und Monat - inklusive Speicher und Einrichtung, ohne Mindestabnahme. Den genauen Preis bestimmen Postfachanzahl und Laufzeit.

Wir archivieren Ihre E-Mails automatisch, unveränderbar und rechtssicher - als betreuten Service aus deutschen ISO-27001-Rechenzentren. Sie bekommen eine Archivinstanz, wir kümmern uns um Einrichtung, Betrieb und Import.

ab 4,69 € pro Postfach / Monat - inkl. Speicher

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DSGVO- & GoBD-konform

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AES-256-verschlüsselt

Preise

Archivieren Sie Ihre Postfächer rechtskonform - aus der oneCorp Cloud

Ein Preis pro Postfach und Monat - Speicher und Einrichtung inklusive. Je mehr Postfächer und je länger die Laufzeit, desto günstiger.

1-49 Postfächer

Für kleine und mittlere Teams

12 Monate Laufzeit

4,99 €

/ Postfach

24 Monate Laufzeit

günstiger

4,79 €

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Für größere Organisationen

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Speicher inklusive

15GB Speicher inklusive *
+ je weitere 15GB kostet 4,99€

Im Preis sind 15 GB Archivspeicher bereits enthalten. Wird dieser Speicherplatz überschritten, wird automatisch das entsprechende zusätzliche Speichervolumen (je weitere 15GB kostet 4,99€) berechnet.

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Alle Preise pro Postfach und Monat, inkl. Speicher. Keine Mindestabnahme. Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer.

Welche Funktionen bietet MailStore?

Durchdachte Funktionen ermöglichen eine effiziente und komfortable Umsetzung der professionellen E-Mail-Archivierung im Unternehmen. Mit MailStore bleibt die E-Mail-Kommunikation jederzeit übersichtlich, sicher und entspricht den gesetzlichen Vorgaben. Welche konkreten Funktionen dabei besonders überzeugen, zeigt die folgende Übersicht.

Automatische Archivierung

E-Mails aus Postfächern und PST-Dateien werden automatisch archiviert.

Rechtssichere Aufbewahrung

Erfüllt gesetzliche Aufbewahrungsfristen und schützt vor Datenverlust.

Volltextsuche

Schnelles Finden jeder E-Mail, auch in großen Archiven.

Speicheroptimierung

De-Duplizierung und Komprimierung reduzieren den Speicherbedarf.

Zugriffsrechte

Detaillierte Benutzer- und Rechteverwaltung für Sicherheit und Datenschutz.

Revisionssichere Speicherung

Manipulationssichere, verschlüsselte Speicherung schützt vor nachträglichen Änderungen und sichert die Revisionssicherheit.

Journaling

Lückenlose Erfassung aller ein- und ausgehenden E-Mails - auch nachträglich gelöschte bleiben vollständig archiviert.

Legal Hold

Aufbewahrung gezielt verlängern: relevante E-Mails lassen sich für Rechtsfälle vor dem Löschen schützen.

Warum E-Mail-Archivierung Pflicht ist

Unternehmen in Deutschland sind gesetzlich verpflichtet, geschäftsrelevante E-Mails vollständig, unveränderbar und über mehrere Jahre aufzubewahren. Managed MailStore erfüllt diese Anforderungen automatisch.

GoBD-konform

Die GoBD verlangen eine nachvollziehbare, manipulationssichere Aufbewahrung steuerlich relevanter E-Mails. Managed MailStore archiviert lückenlos und protokolliert jeden Zugriff.

Aufbewahrungsfristen einhalten

Je nach Dokument gelten 6 bis 10 Jahre Aufbewahrungspflicht (HGB & AO). Fristbasierte Richtlinien sorgen dafür, dass nichts zu früh gelöscht und nichts vergessen wird.

Revisionssicher & DSGVO-konform

Verschlüsselte, unveränderbare Speicherung in deutschen Rechenzentren - revisionssicher und im Einklang mit der DSGVO.

Häufiges Missverständnis

Ein Archiv ist kein Backup - und ein Backup ersetzt kein Archiv

Beides klingt nach „E-Mails sind sicher“, löst aber völlig unterschiedliche Probleme. Wer nur sichert, erfüllt die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nicht.

Backup

Wiederherstellung

Zweck: Systeme nach Ausfall oder Angriff wiederherstellen

Momentaufnahme - wird laufend überschrieben

Gelöschte E-Mails sind nach der Aufbewahrungszeit weg

Einzelne alte E-Mail suchen? Mühsam bis unmöglich

Archiv

Rechtssicherheit

Zweck: gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfüllen (GoBD)

Jede E-Mail wird beim Ein-/Ausgang unveränderbar abgelegt

Bleibt erhalten - auch wenn im Postfach gelöscht wird

Volltextsuche über Jahre, in Sekunden

Kurz: Das Backup rettet Ihren Betrieb, das Archiv rettet Sie bei einer Prüfung. Wir liefern beides - E-Mail-Archivierung mit MailStore und Backup as a Service aus einer Hand.

Eine Lösung ohne Kompromisse

Ein vollwertiges Archiv für jeden Kunden

Ihre Daten werden nicht zusammen mit den Daten anderer Unternehmen in einer gemeinsamen Archivlösung abgelegt. Stattdessen wird für jeden Kunden eine exklusive Archivinstanz eingerichtet, die völlig separat betrieben wird.

Enlarged email and user icons displayed on a laptop.

Langfristige Unabhängigkeit

Managed MailStore ist keine Einbahnstraße. Alle E-Mails können zu jeder Zeit und in Standardformaten aus dem Archiv heraus wiederhergestellt werden. Dies garantiert eine langfristige Unabhängigkeit - auch von Managed MailStore selbst.

Enlarged email icon displayed on a laptop screen.

Absolute Vertraulichkeit Ihrer Daten

Obwohl wir für die Administration Ihres Archivs verantwortlich sind, haben wir keinen direkten Zugriff auf die enthaltenen Daten. Ihre Daten werden verschlüsselt gespeichert und jeder Zugriff wird protokolliert.

Komfortabler und schneller Zugriff

Ihre Mitarbeiter können über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook, über Web Access oder mobil auf die archivierten E-Mails zugreifen und diese schnell durchsuchen.

In 3 Schritten startklar

Von der ersten Beratung bis zum laufenden Archiv übernehmen wir die Einrichtung komplett für Sie - inklusive Migration Ihrer bestehenden E-Mails.

Beratung & Analyse

Gemeinsam klären wir Postfachanzahl, Mailsystem und Ihre rechtlichen Anforderungen.

Einrichtung & Migration

Wir richten Ihre exklusive Archivinstanz ein und importieren vorhandene E-Mails - auch aus PST-Dateien und Alt-Postfächern.

Automatischer Betrieb

Ab sofort werden alle E-Mails automatisch revisionssicher archiviert - Zugriff per Outlook, Web-Browser oder mobil.

Häufige Fragen

Häufig gestellte Fragen

Was ist E-Mail-Archivierung?

Bei der E-Mail-Archivierung werden alle ein- und ausgehenden E-Mails automatisch, vollständig und unveränderbar an einem zentralen, sicheren Ort gespeichert - getrennt vom Postfach. So bleiben E-Mails langfristig auffindbar und rechtssicher erhalten, auch wenn sie im Postfach gelöscht werden.

Wie funktioniert E-Mail-Archivierung mit Managed MailStore?

Managed MailStore wird an Ihr Mailsystem (z. B. Microsoft 365 oder Exchange) angebunden und archiviert ein- und ausgehende E-Mails automatisch in einer für Sie exklusiven Instanz in deutschen Rechenzentren. Ihre Mitarbeiter greifen weiterhin per Outlook, Web-Browser oder mobil auf alle E-Mails zu.

Ist E-Mail-Archivierung für mein Unternehmen Pflicht?

Ja. Geschäfts- und steuerrelevante E-Mails müssen nach GoBD, HGB und AO je nach Dokument 6 bis 10 Jahre revisionssicher aufbewahrt werden - das gilt auch für kleine Unternehmen und Einzelunternehmer.

Worin unterscheidet sich Archivierung von einem Backup?

Ein Backup dient der kurzfristigen Wiederherstellung im Notfall. Ein Archiv bewahrt E-Mails unveränderbar, vollständig und rechtssicher über Jahre auf. Beides ergänzt sich - ein Backup ersetzt keine gesetzeskonforme Archivierung.

Welche E-Mail-Systeme werden unterstützt?

Unter anderem Microsoft 365, Microsoft Exchange, Google Workspace, IMAP- und POP3-Postfächer sowie PST-Dateien. Die Anbindung richten wir für Sie ein.

Wo werden meine Daten gespeichert?

Ausschließlich in deutschen Rechenzentren - verschlüsselt und in einer für Sie exklusiven Archivinstanz, die getrennt von anderen Kunden betrieben wird.

Hat oneCorp Zugriff auf meine E-Mails?

Nein. Wir administrieren Ihr Archiv, haben aber keinen Zugriff auf die Inhalte. Ihre Daten werden verschlüsselt gespeichert und jeder Zugriff wird protokolliert.

Wie viel Speicher ist enthalten?

Pro Kundeninstanz sind 15 GB Archivspeicher enthalten. Da MailStore E-Mails dedupliziert und komprimiert, reicht das in der Praxis meist für ein Vielfaches der ursprünglichen Postfachvolumens.

Kann ich meine Daten später wieder exportieren?

Ja, jederzeit. Alle E-Mails lassen sich in Standardformaten aus dem Archiv exportieren - so bleiben Sie langfristig unabhängig.

Was kostet Managed MailStore?

Ab 4,69 € pro Postfach und Monat - inklusive 15 GB Speicher und Einrichtung, ohne Mindestabnahme. Den genauen Preis bestimmen Postfachanzahl und Laufzeit.

Kann ich einen Audit-User erstellen?

Ja, Audit-User können für Prüfungs- und Kontrollzwecke erstellt werden. Jeder Audit-User benötigt eine eigene Lizenz und wird für den Zeitraum, in dem er im System vorhanden ist, wie ein reguläres Postfach abgerechnet.