Managed MailStore · Deutsche Rechenzentren

Revisionssichere E-Mail-Archivierung mit MailStore - für GoBD und DSGVO

Wir archivieren Ihre E-Mails automatisch, vollständig und unveränderbar - als betreuten Service aus deutschen ISO-27001-Rechenzentren. Sie bekommen eine eigene Archivinstanz, wir kümmern uns um Einrichtung, Betrieb und Import.

ab 3,99 € pro Postfach und Monat - Speicher, Admin-Lizenz und Betrieb inklusive

Aktion bis 31.12.2026: Einrichtung und Import Ihres Altbestands bis 100 GB geschenkt

Unverbindlich anfragenPreise ansehen
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Für GoBD & DSGVO
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Zertifizierte Archivsoftware
MailStore ist nach IDW PS 880 zertifiziert. Das Zertifikat bestätigt: Die Software ermöglicht eine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung - die technische Grundlage für Ihre Aufbewahrung.
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AES-256-verschlüsselt
Illustration: E-Mails fließen vom Laptop in ein verschlüsseltes, durchsuchbares Archiv im Rechenzentrum
Gehostet in deutschen Rechenzentren
AES-256-Verschlüsselung
Zugriffe protokolliert
Für GoBD & DSGVO
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Zertifizierte Archivsoftware
MailStore ist nach IDW PS 880 zertifiziert. Das Zertifikat bestätigt: Die Software ermöglicht eine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung - die technische Grundlage für Ihre Aufbewahrung.
Preise

Archivieren Sie Ihre Postfächer revisionssicher - aus der oneCorp Cloud

Ein Preis pro Postfach und Monat - Lizenz, 50 GB Archivspeicher, Archiv-Administrator und Betrieb inklusive. Je mehr Postfächer und je länger die Laufzeit, desto günstiger.

Aktion bis 31.12.2026: Einrichtung und Import Ihres Altbestands bis 100 GB geschenkt - bei Bestellung bis 31.12.2026.

Postfächer
12 Monate
24 Monate
günstiger
3-9 Postfächer
Für kleine Teams
5,49 €
/ Postfach
5,29 €
/ Postfach
10-19 Postfächer
Für wachsende Teams
4,99 €
/ Postfach
4,79 €
/ Postfach
20-49 Postfächer
Für mittlere Unternehmen
4,79 €
/ Postfach
4,59 €
/ Postfach
50-99 Postfächer
Für größere Organisationen
4,49 €
/ Postfach
4,29 €
/ Postfach
ab 100 Postfächer
Für große Organisationen
Bester Preis
4,19 €
/ Postfach
3,99 €
/ Postfach
Jetzt anfragen

Beispiel: 10 Postfächer, 12 Monate = 10 × 4,99 € = 49,90 €/Monat - Archiv-Administrator und 500 GB Pool inklusive.

Speicher inklusive
  • 50 GB Archivspeicher je Postfach im gemeinsamen Pool*
  • + je weitere 100 GB 4,99 €/Monat

* Gemessen wird die Archivgröße der Instanz nach Deduplizierung. Bei Überschreitung wird die nächste 100-GB-Stufe automatisch berechnet.

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50 GB je Postfach inklusive
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Einrichtung inklusive bei 24 Monaten, sonst 99 € - bis 31.12.2026 geschenkt

Weitere Leistungen

Speichererweiterung 100 GB (Pool)
4,99 €/Monat
Audit-User (Lizenz ohne Speicher)
2,99 €/Nutzer/Monat
Weiterer Admin-User (Lizenz ohne Speicher)
2,99 €/Nutzer/Monat
Einrichtung (Instanz, Archiv-Admin, Anbindung Mailsystem, Import bis 25 GB)
99 € einmalig bei 12 Monaten · inklusive bei 24 Monaten · Aktion bis 31.12.2026: 0 € inkl. Import Altbestand bis 100 GB
Import Altbestand über 25 GB (bzw. über 100 GB in der Aktion)
0,79 € je GB, mindestens 49 €
Administration durch oneCorp (Konfigurationsänderungen nach Vorgabe, bis 2 Std./Monat)
29 €/Monat
Konfiguration nach Aufwand
89 €/Stunde, 15-Minuten-Takt
Systemdokumentation (technischer Teil der Verfahrensdokumentation)
149 € einmalig, Aktualisierung 49 €
Alle Preise pro Postfach und Monat, inkl. 50 GB Speicher und Archiv-Administrator. Mindestabrechnung 3 Postfächer, Staffelpreise gelten für alle Postfächer. Alle Preise netto zzgl. gesetzlicher USt. Unsere Angebote richten sich ausschließlich an Unternehmen, Organisationen (auch gemeinnützige) und öffentliche Einrichtungen, nicht an Verbraucher.

Welche Funktionen bietet MailStore?

Durchdachte Funktionen ermöglichen eine effiziente und komfortable Umsetzung der professionellen E-Mail-Archivierung im Unternehmen. Mit MailStore bleibt Ihre E-Mail-Kommunikation jederzeit übersichtlich, sicher und auffindbar - eine solide Grundlage für Ihre gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Welche konkreten Funktionen dabei besonders überzeugen, zeigt die folgende Übersicht.

Parts icon

Automatische Archivierung

E-Mails aus Postfächern und PST-Dateien werden automatisch archiviert.
Pen and paper icon representing documentation

Aufbewahrung nach Ihren Vorgaben

Aufbewahrungsrichtlinien setzen Ihre Fristen automatisch um und schützen vor vorzeitigem Löschen.
Icon: schnelle Postfach- und Nutzersuche

Volltextsuche

Schnelles Finden jeder E-Mail, auch in großen Archiven.
Light bulb icon

Speicheroptimierung

De-Duplizierung und Komprimierung reduzieren den Speicherbedarf.
Security lock icon

Zugriffsrechte

Detaillierte Benutzer- und Rechteverwaltung für Sicherheit und Datenschutz.
Cloud upload icon

Revisionssichere Speicherung

Manipulationssichere, verschlüsselte Speicherung schützt vor nachträglichen Änderungen und sichert die Revisionssicherheit.
Funktions-Icon Journaling

Journaling

Lückenlose Erfassung aller ein- und ausgehenden E-Mails - auch nachträglich gelöschte bleiben vollständig archiviert.
Funktions-Icon Legal Hold

Legal Hold

Aufbewahrung gezielt verlängern: relevante E-Mails lassen sich für Rechtsfälle vor dem Löschen schützen.

Unterstützte E-Mail-Systeme

Managed MailStore archiviert E-Mails aus nahezu jeder Umgebung - egal ob Cloud, eigener Server oder klassischer Provider. Die Anbindung richten wir für Sie ein.

Microsoft 365
Microsoft Exchange
Google Workspace
IMAP & POP3
PST-Dateien
MDaemon, IceWarp, Kerio u. v. m.

Warum E-Mail-Archivierung Pflicht ist

Unternehmen in Deutschland müssen geschäftsrelevante E-Mails vollständig, unverändert und über mehrere Jahre aufbewahren. Managed MailStore liefert dafür die technische Grundlage.

GoBD-Anforderungen unterstützt

Die GoBD verlangen eine vollständige, unveränderbare und nachvollziehbare Aufbewahrung steuerrelevanter E-Mails. MailStore archiviert lückenlos, protokolliert jeden Zugriff und ist nach IDW PS 880 zertifiziert - das Zertifikat bestätigt, dass die Software eine GoBD-konforme Archivierung ermöglicht.

Aufbewahrungsfristen einhalten

Je nach Dokument gelten 6 bis 10 Jahre Aufbewahrungspflicht (HGB & AO). Fristbasierte Richtlinien sorgen dafür, dass nichts zu früh gelöscht und nichts vergessen wird.

Revisionssicher gespeichert, in Deutschland betrieben

Verschlüsselte, unveränderbare Speicherung in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland - Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO inklusive.

Allgemeine Information - keine Rechts- oder Steuerberatung. Welche Fristen für Sie gelten, klärt Ihr Steuerberater.

Häufiges Missverständnis

Ein Archiv ist kein Backup - und ein Backup ersetzt kein Archiv

Beides klingt nach „E-Mails sind sicher“, löst aber völlig unterschiedliche Probleme. Ein Backup allein ist für die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nicht ausgelegt.

Backup

Wiederherstellung
Zweck: Systeme nach Ausfall oder Angriff wiederherstellen
Momentaufnahme - wird laufend überschrieben
Gelöschte E-Mails sind nach der Aufbewahrungszeit weg
Einzelne alte E-Mail suchen? Mühsam bis unmöglich

Archiv

Aufbewahrung
Zweck: gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfüllen (GoBD)
Jede E-Mail wird beim Ein-/Ausgang unveränderbar abgelegt
Bleibt erhalten - auch wenn im Postfach gelöscht wird
Volltextsuche über Jahre, in Sekunden
Kurz: Das Backup rettet Ihren Betrieb, das Archiv liefert bei einer Betriebsprüfung die gesuchten E-Mails in Sekunden. Wir liefern beides - E-Mail-Archivierung mit MailStore und Backup as a Service aus einer Hand.

Eine Lösung ohne Kompromisse

Ein vollwertiges Archiv für jeden Kunden

Ihre Daten werden nicht zusammen mit den Daten anderer Unternehmen in einer gemeinsamen Archivlösung abgelegt. Stattdessen wird für jeden Kunden eine exklusive Archivinstanz eingerichtet, die völlig separat betrieben wird.

Illustration: getrennte, geschützte E-Mail-Archive für jeden Kunden

Langfristige Unabhängigkeit

Managed MailStore ist keine Einbahnstraße. Alle E-Mails können zu jeder Zeit und in Standardformaten aus dem Archiv heraus wiederhergestellt werden. Dies garantiert eine langfristige Unabhängigkeit - auch von Managed MailStore selbst.

Illustration: E-Mails jederzeit in Standardformaten exportieren

Vertraulichkeit Ihrer Daten

Wir betreiben Ihre Archivinstanz. Auf Inhalte greifen wir nur zu, wenn Sie uns damit beauftragen - etwa im Supportfall. Ihre Daten werden verschlüsselt gespeichert und jeder Zugriff wird protokolliert.

Illustration: verschlüsselte E-Mails mit protokolliertem Zugriff

Komfortabler und schneller Zugriff

Ihre Mitarbeiter können über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook, über Web Access oder mobil auf die archivierten E-Mails zugreifen und diese schnell durchsuchen.

Illustration: schneller Zugriff auf archivierte E-Mails per Laptop, Smartphone und Browser

In 3 Schritten startklar

Von der ersten Beratung bis zum laufenden Archiv übernehmen wir die Einrichtung für Sie - inklusive Import Ihrer bestehenden E-Mails bis 25 GB.

1

Beratung & Analyse

Gemeinsam klären wir Postfachanzahl, Mailsystem und Ihre Anforderungen an Aufbewahrung und Zugriff.

2

Einrichtung & Migration

Wir richten Ihre exklusive Archivinstanz nach Ihren Vorgaben ein (Anbindung, Journaling, Aufbewahrungsregeln), importieren vorhandene E-Mails - auch aus PST-Dateien und Alt-Postfächern - und übergeben Ihnen den Archiv-Administrator.

3

Automatischer Betrieb

Ab sofort werden alle E-Mails automatisch revisionssicher archiviert - Zugriff per Outlook, Web-Browser oder mobil. Wir betreiben Instanz, Backup und Updates - die Einstellungen Ihres Archivs verwalten Sie selbst oder beauftragen uns.

Häufige Fragen

Häufig gestellte Fragen

Was ist E-Mail-Archivierung?
Bei der E-Mail-Archivierung werden alle ein- und ausgehenden E-Mails automatisch, vollständig und unveränderbar an einem zentralen, sicheren Ort gespeichert - getrennt vom Postfach. So bleiben E-Mails langfristig auffindbar und revisionssicher erhalten, auch wenn sie im Postfach gelöscht werden.
Wie funktioniert E-Mail-Archivierung mit Managed MailStore?
Managed MailStore wird an Ihr Mailsystem (z. B. Microsoft 365 oder Exchange) angebunden und archiviert ein- und ausgehende E-Mails automatisch in einer für Sie exklusiven Instanz in deutschen Rechenzentren. Ihre Mitarbeiter greifen weiterhin per Outlook, Web-Browser oder mobil auf alle E-Mails zu.
Ist E-Mail-Archivierung für mein Unternehmen Pflicht?
In aller Regel ja: Für geschäfts- und steuerrelevante E-Mails gelten nach HGB, AO und GoBD Aufbewahrungsfristen von je nach Dokument 6 bis 10 Jahren - auch für kleine Unternehmen und Einzelunternehmer. Eine bestimmte Software schreibt das Gesetz nicht vor; ein E-Mail-Archiv ist aber der praktikable Weg, E-Mails vollständig, unverändert und auffindbar aufzubewahren. Welche Pflichten im Einzelfall gelten, klärt Ihr Steuerberater.
Worin unterscheidet sich Archivierung von einem Backup?
Ein Backup dient der kurzfristigen Wiederherstellung im Notfall. Ein Archiv bewahrt E-Mails unveränderbar, vollständig und revisionssicher über Jahre auf. Beides ergänzt sich - ein Backup ersetzt keine Archivierung.
Welche E-Mail-Systeme werden unterstützt?
Unter anderem Microsoft 365, Microsoft Exchange, Google Workspace, IMAP- und POP3-Postfächer sowie PST-Dateien. Die Anbindung richten wir für Sie ein.
Wo werden meine Daten gespeichert?
Ausschließlich in deutschen Rechenzentren - verschlüsselt und in einer für Sie exklusiven Archivinstanz, die getrennt von anderen Kunden betrieben wird.
Hat oneCorp Zugriff auf meine E-Mails?
Nur, wenn Sie uns damit beauftragen - etwa im Supportfall. Wir betreiben Ihre Archivinstanz, die Verwaltung des Archivs liegt bei Ihrem Archiv-Administrator. Ihre Daten werden verschlüsselt gespeichert und jeder Zugriff wird protokolliert.
Wie viel Speicher bekomme ich?
50 GB je Postfach im gemeinsamen Pool - bei 10 Postfächern also 500 GB. Gemessen wird die Archivgröße nach Deduplizierung; MailStore komprimiert und dedupliziert, sodass 10 GB Postfach typischerweise 4-6 GB Archiv belegen. Reicht der Pool nicht, erweitern wir ihn automatisch in Stufen von 100 GB für 4,99 €/Monat.
Kann ich meine Daten später wieder exportieren?
Ja, jederzeit. Alle E-Mails lassen sich in Standardformaten aus dem Archiv exportieren - so bleiben Sie langfristig unabhängig.
Was kostet Managed MailStore?
Ab 3,99 € pro Postfach und Monat - inklusive 50 GB Archivspeicher, Archiv-Administrator und Betrieb. Mindestabrechnung 3 Postfächer, Laufzeit 12 oder 24 Monate.
Kann ich einen Audit-User erstellen?
Ja. Audit-User erhalten lesenden Zugriff für Revision, Datenschutz oder Compliance. Sie benötigen eine eigene Lizenz, belegen aber keinen Speicher: 2,99 € je Nutzer und Monat.
Brauche ich einen eigenen Administrator?
Ja - und er ist im Preis enthalten. Jede Instanz hat einen Archiv-Administrator, mit dem Sie Nutzer, Aufbewahrungsregeln und Zugriffsrechte selbst verwalten. Wer zusätzliche Administratoren möchte, bucht sie für 2,99 € je Nutzer und Monat. Auf Wunsch übernehmen wir die Administration für 29 € im Monat.
Wie werden Shared- und Funktionspostfächer berechnet?
Wie ein normales Postfach. Jedes archivierte Postfach ist ein lizenzierter Nutzer.
Was passiert mit dem Postfach eines ausgeschiedenen Mitarbeiters?
Der Nutzer wird entfernt, die Lizenz wird frei und die Abrechnung endet zum Monatsende. Das Archiv bleibt revisionssicher erhalten und durchsuchbar.
Wer ist für GoBD- und DSGVO-Konformität verantwortlich?
oneCorp stellt die Archivierungsplattform bereit und betreibt sie: Instanz, Datensicherung, Updates, Verfügbarkeit, Rechenzentrum in Deutschland. Die Entscheidung über Aufbewahrungsfristen, Löschregeln, Journaling, Legal Hold und Zugriffsrechte sowie die Verfahrensdokumentation liegen bei Ihnen als Betreiber des Archivs. Ob die Archivierung den für Sie geltenden handels-, steuer- und datenschutzrechtlichen Anforderungen genügt, prüfen Sie in eigener Verantwortung - bei Bedarf mit Ihrem Steuerberater oder Rechtsbeistand. Die technische Beschreibung Ihrer Instanz für Ihre Verfahrensdokumentation liefern wir auf Wunsch (Systemdokumentation, 149 €).
Was kostet die Einrichtung?
Bei 24 Monaten Laufzeit nichts. Bei 12 Monaten 99 € einmalig - bis 31.12.2026 schenken wir Ihnen die Einrichtung inklusive Import Ihres Altbestands bis 100 GB. Größere Altbestände importieren wir für 0,79 € je GB.

Managed IT, Hosting und Cloud für den Mittelstand - persönlich betreut aus Neckargemünd und Düsseldorf.

Made in Germany
Managed IT & Hosting
Managed ITIT-Support HeidelbergIT-Support DüsseldorfIT-Support NeckargemündServer ManagementManaged Proxmox ClusterRemote HandsBackup as a ServiceColocation
Cloud & Zusammenarbeit
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