Eigener Administrator, externer Dienstleister oder beides? Was die Varianten wirklich kosten, wo ihre Grenzen liegen und wie KMU die passende Lösung finden.
October 6, 2026
oneCorp Team
Eine eigene IT-Stelle kostet mit Arbeitgeberanteilen rund 80.000 Euro im Jahr und steht wegen Urlaub, Krankheit und Weiterbildung nur an einem Teil der Arbeitstage zur Verfügung. Externe Betreuung bietet planbare Kosten und ein Team, braucht aber klare Leistungsvereinbarungen. Für viele KMU passt eine Kombination aus interner Ansprechperson und externem Dienstleister.
Ein Drucker streikt, ein neuer Kollege braucht seine Zugänge, das nächste Sicherheitsupdate steht aus – und irgendwann stellt sich die Frage: Stellen wir jemanden für die IT ein oder geben wir sie an einen Dienstleister? Viele kleine Unternehmen haben dafür bislang niemanden im Haus. Laut Eurostat beschäftigten 2024 nur 15,6 Prozent der deutschen Unternehmen mit 10 bis 49 Beschäftigten eigene IKT-Fachkräfte.
Dieser Ratgeber vergleicht beide Wege nüchtern: was eine eigene IT-Stelle tatsächlich kostet, wo ihre Grenzen liegen, was Managed IT leisten kann – und warum die beste Lösung oft eine Kombination ist.
Ausgangspunkt ist das Gehalt. Der Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit weist für IT-Systemadministratorinnen und -administratoren in Vollzeit ein mittleres Bruttomonatsentgelt (Median) von 5.536 Euro aus, Datenstand Ende 2025. Darin enthalten sind auch Einmalzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld. Für Fachinformatiker der Fachrichtung Systemintegration liegt der Median bei 5.189 Euro. Je nach Region, Erfahrung und Unternehmensgröße weichen die tatsächlichen Gehälter deutlich davon ab.
Hinzu kommen die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung. Unterhalb der Beitragsbemessungsgrenzen betragen sie 2026 zusammen rund 21 Prozent des Bruttogehalts: 9,3 Prozent Renten- und 1,3 Prozent Arbeitslosenversicherung (Deutsche Rentenversicherung), 8,75 Prozent Krankenversicherung bei durchschnittlichem Zusatzbeitrag sowie 1,8 Prozent Pflegeversicherung (Bundesgesundheitsministerium). Umlagen und der Beitrag zur Berufsgenossenschaft kommen hinzu.
| Position | Betrag pro Jahr |
|---|---|
| Bruttogehalt (Median: 12 × 5.536 €) | 66.432 € |
| Arbeitgeberanteile Sozialversicherung (21,15 %) | 14.050 € |
| Zwischensumme | 80.482 € |
| Nicht enthalten: Umlagen, Berufsgenossenschaft, Arbeitsplatz und Ausstattung, Weiterbildung, Verwaltungs- und Sicherheitswerkzeuge, Personalsuche | individuell |
Die Gesamtkosten einer einzelnen IT-Stelle liegen damit eher über 80.000 Euro im Jahr. Doch das Gehalt sagt noch nichts darüber aus, ob sich die Stelle überhaupt besetzen lässt.
Laut Bitkom sind 2026 in Deutschland rund 79.000 IT-Stellen unbesetzt. Das ist deutlich weniger als in den Vorjahren, dennoch sehen 78 Prozent der befragten Unternehmen weiterhin einen Mangel an IT-Fachkräften. Am häufigsten gesucht werden Fachkräfte für IT-Administration und Systembetrieb (Bitkom Research). Im Vorjahr dauerte es laut Bitkom im Schnitt 7,7 Monate, eine offene IT-Stelle zu besetzen (Bitkom 2025).
Selbst wenn die Stelle besetzt ist, bleibt ein strukturelles Problem: Eine einzelne IT-Fachkraft ist nicht immer da. Gesetzlich stehen ihr bei einer Fünf-Tage-Woche mindestens 20 Urlaubstage zu (§ 3 BUrlG), tariflich oder vertraglich oft mehr. Hinzu kamen 2025 im Durchschnitt 14,6 krankheitsbedingte Fehltage je Beschäftigtem (Destatis) – außerdem Feiertage, Weiterbildungen und Termine außer Haus.
Nimmt man beispielhaft 30 Urlaubstage, zehn Feiertage, die durchschnittlichen Krankheitstage und fünf Weiterbildungstage an, bleiben von rund 260 Arbeitstagen etwa 200 Tage, an denen die Fachkraft tatsächlich im Unternehmen ist. An den übrigen Tagen braucht es eine Vertretung – oder Probleme bleiben liegen.
Auch die Arbeitszeit setzt Grenzen: Das Arbeitszeitgesetz erlaubt grundsätzlich acht, höchstens zehn Stunden pro Werktag und schreibt nach Arbeitsende eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden vor (§ 3 und § 5 ArbZG). Eine Störung am Wochenende oder einen Sicherheitsvorfall in der Nacht kann eine einzelne Person nicht dauerhaft abdecken.
Ein weiteres Risiko ist die Abhängigkeit vom Wissen einer einzelnen Person. Ist die Dokumentation lückenhaft, werden Krankheit oder Kündigung schnell zum Betriebsrisiko.
Die IT eines mittelständischen Unternehmens umfasst heute Endgeräte, Netzwerk und Firewall, Server oder Cloud-Dienste, Microsoft 365, Datensicherung, E-Mail-Archivierung, Telefonie und Informationssicherheit. Kaum eine einzelne Person ist in all diesen Bereichen gleichermaßen versiert.
Gleichzeitig steigen die Anforderungen. Seit dem 6. Dezember 2025 gilt in Deutschland das NIS-2-Umsetzungsgesetz. Es erfasst Unternehmen bestimmter Sektoren bereits ab 50 Beschäftigten oder mehr als 10 Millionen Euro Jahresumsatz und Jahresbilanzsumme (§ 28 BSIG) und verpflichtet sie unter anderem zu Risikomanagementmaßnahmen und zur Registrierung beim BSI. Die Verantwortung dafür trägt die Geschäftsleitung: Sie muss die Maßnahmen umsetzen und ihre Umsetzung überwachen (§ 38 BSIG) – unabhängig davon, ob die IT intern oder extern betreut wird. Auch Unternehmen, die nicht selbst betroffen sind, können die Anforderungen über Kunden und Lieferketten zu spüren bekommen.
Für Unternehmen mit vielen Standorten, umfangreicher eigener Infrastruktur oder stark individueller Software ist eine interne IT deshalb oft unverzichtbar – allerdings selten als Ein-Personen-Abteilung.
Managed IT hat aber auch Grenzen: Der Dienstleister ist nicht ständig vor Ort, muss Ihre Abläufe erst kennenlernen und arbeitet nach vereinbarten Servicezeiten. Projekte, Hardware und Lizenzen sind meist nicht im Monatspreis enthalten. Achten Sie deshalb auf eine klare Leistungsbeschreibung – insbesondere auf den Unterschied zwischen Reaktionszeit und Lösungszeit.
Und: Auslagern lässt sich der technische Betrieb, nicht die Verantwortung. Der Dienstleister stellt die passende IT bereit und betreibt sie. Für Datenschutz, Informationssicherheit und gesetzliche Pflichten bleibt das Unternehmen selbst zuständig – ebenso für Entscheidungen darüber, welche Risiken es eingeht.
Die folgende Gegenüberstellung ist eine vereinfachte Modellrechnung. Sie stellt die Personalkosten einer internen Vollzeitstelle veröffentlichten Festpreisen externer Betreuung gegenüber. Der Leistungsumfang der Varianten ist nicht identisch.
| Variante | Kosten pro Jahr | Hinweise |
|---|---|---|
| Eigene IT-Stelle (Median-Gehalt plus Arbeitgeberanteile) | ca. 80.500 € | zuzüglich Umlagen, Berufsgenossenschaft, Arbeitsplatz, Weiterbildung und Werkzeuge; Vertretung nicht gelöst |
| Externe Betreuung: 99 € pro Mitarbeitendem und Monat* | 29.700 € | Überwachung, Updates, Endpoint-Schutz und Remote-Support zu Geschäftszeiten; ohne Vor-Ort-Einsätze |
| Externe Betreuung: 159 € pro Mitarbeitendem und Monat* | 47.700 € | zusätzlich Vor-Ort-Einsätze im Einzugsgebiet, Workplace-Backup und quartalsweise Strategie-Reviews |
* Veröffentlichte Preise der oneCorp-Pakete Professional und Complete, Stand Oktober 2026, netto zuzüglich Umsatzsteuer, 12 Monate Laufzeit, Servicezeiten Montag bis Freitag 8 bis 18 Uhr. Hardware, Lizenzen und Projekte sind in keiner der Varianten enthalten.
Im Beispiel liegt die externe Betreuung deutlich unter den Kosten einer Vollzeitstelle und löst zugleich das Vertretungsproblem. Eine interne Fachkraft kann dafür Aufgaben übernehmen, die kein Paket abdeckt, etwa Projekte oder die Betreuung individueller Fachanwendungen. Aussagekräftig wird der Vergleich erst, wenn Ihr tatsächlicher Bedarf und der Leistungsumfang feststehen.
Für viele Unternehmen passt eine Kombination: Eine interne Ansprechperson kennt Abläufe und Anwender, nimmt Anliegen auf und setzt Prioritäten. Der Dienstleister übernimmt Betrieb, Überwachung, Sicherheit und Spezialthemen – und springt ein, wenn die interne Person nicht da ist.
So bleibt Wissen im Haus, ohne dass eine einzelne Person alles allein verantworten muss. Wichtig ist eine klare Aufgabenteilung: Wer nimmt Störungen an, wer entscheidet über Änderungen, und wer pflegt die Dokumentation?
| Ausgangslage | Naheliegendes Modell |
|---|---|
| Bis etwa 50 Mitarbeitende, Standard-IT mit Microsoft 365, Endgeräten und wenigen Servern | Managed IT, gegebenenfalls mit interner Ansprechperson |
| Eigene Fachanwendungen, regelmäßiger Bedarf vor Ort, laufende IT-Projekte | Kombination aus interner Stelle und externem Dienstleister |
| Viele Standorte, umfangreiche eigene Infrastruktur oder Softwareentwicklung | Eigene IT-Abteilung mit mehreren Personen, ergänzt um externe Spezialisten |
| Hohe Sicherheits- oder Regulierungsanforderungen, etwa durch NIS2 | Spezialwissen und Vertretung in jedem Fall absichern – intern oder extern |
Die Größenangaben dienen der Orientierung und sind keine feste Grenze.
Die Frage „Managed IT oder eigene IT-Abteilung?“ ist weniger eine Frage des Gehalts als der Verfügbarkeit, der Vertretung und der Breite des Wissens. Für viele kleine und mittlere Unternehmen ist eine einzelne interne IT-Stelle ein Risiko – nicht wegen der Person, sondern weil eine Person allein kein Team ersetzen kann. Externe Betreuung schafft planbare Kosten und Ausfallsicherheit, eine interne Ansprechperson sorgt für Nähe zum Geschäft.
oneCorp betreut Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitenden mit festen Monatspreisen, einem festen Team und vereinbarten Reaktionszeiten – vom Basispaket für Wartung und Absicherung bis zur vollständig ausgelagerten IT-Abteilung (Managed IT). Ob und in welcher Form das zu Ihrem Unternehmen passt, klärt der kostenlose IT-Quick-Check: In rund 45 Minuten gehen wir 25 Prüfpunkte in sieben Bereichen durch, und Sie erhalten eine Ampel-Übersicht mit den wichtigsten Empfehlungen.
Stand: Oktober 2026. Gehaltsangaben: Median laut Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit (Datenstand 31.12.2025, Vollzeit, inklusive Einmalzahlungen). Beitragssätze 2026 mit durchschnittlichem Zusatzbeitrag zur Krankenversicherung. Alle Rechenbeispiele sind vereinfachte Modelle und ersetzen keine individuelle Kalkulation. Die rechtlichen Angaben dienen der allgemeinen Information und ersetzen keine Rechtsberatung.
